Achtergrond en Bedrijfsprofiel
Onze klant is een voedingsproductiebedrijf dat zowel verse als bereide maaltijden produceert en rechtstreeks verkoopt via eigen winkels, foodtrucks en een webshop. Met meerdere vestigingen in Vlaanderen en een groeiende klantenbasis, werd het bedrijf geconfronteerd met operationele uitdagingen die verdere schaalbaarheid en efficiëntie in de weg stonden.
Situatieschets en Pijnpunten
Bij onze eerste analyse ontdekten we verschillende knelpunten die de efficiëntie en winstgevendheid van het bedrijf negatief beïnvloedden:
Verouderde kassasystemen en losse administratieve processen:
- Geen centrale synchronisatie tussen verkooppunten en productie/magazijn
- Handmatige verwerking van voorraadmutaties, wat leidde tot fouten en tekorten in het aankoopproces
- Geen real-time inzicht in verkoopdata per locatie.
Inefficiënt logistiek en voorraadbeheer:
- Eindproducten werden niet optimaal verdeeld tussen de productielocatie en verkooppunten.
- Geen automatische herbevoorrading gebaseerd op verkoopgegevens.
Traag en foutgevoelig facturatie- en betalingsproces:
- Facturen werden handmatig verwerkt, wat leidde tot vertragingen in betalingen en cashflowproblemen.
- Geen automatische verwerking van online bestellingen en betalingen.
- Beperkte integratie tussen verkooppunten en boekhouding.
Gebrekkige marketing en klantinzicht:
- Geen gestructureerde CRM-oplossing om klantgegevens en loyaliteitsprogramma’s te beheren.
- Moeilijk om seizoensgebonden trends en populaire producten per locatie te identificeren.
- Geen geautomatiseerde marketingacties voor herhaalaankopen of klantsegmentatie.
Oplossing door FlowBoosters
Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we een allesomvattend digitaliseringsproject opgezet:
Implementatie van een geïntegreerd kassasysteem:
- Alle verkooppunten (winkels, foodtrucks, webshop) zijn gekoppeld aan één centraal (kassa)systeem.
- Real-time synchronisatie van verkoopdata, waardoor voorraadbeheer automatisch wordt bijgewerkt.
- Contactloze betalingen en online bestellingen worden direct verwerkt in het systeem.
Optimalisatie van voorraadbeheer en logistiek:
Automatische voorraadverwerking & aankoopsuggesties op basis van realtime verkoopcijfers per locatie.
Automatisering van facturatie en boekhouding:
- Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan de verkooptransacties.
- Integratie met boekhoudsoftware om betalingen en uitgaven in real-time bij te houden.
- Klanten kunnen via de webshop vooraf betalen en een digitale factuur ontvangen.
Data gedreven marketing en klantbeheer:
- Een centraal CRM-systeem verzamelt klantgegevens en koopgedrag voor gerichte marketingcampagnes.
- Loyaliteitsprogramma’s en gepersonaliseerde aanbiedingen worden automatisch gegenereerd.
- Inzicht in seizoensgebonden trends om marketingacties en productaanbod te optimaliseren.
ROI-analyse
Om de impact van deze digitalisering te meten, hebben we een ROI-analyse uitgevoerd:
Kostprijs: €35.000
-
Software-implementatie.
- Training.
- Integratie.
Opbrengst:
- 30% tijdsbesparing op administratie en voorraadbeheer: Besparing van ~€20.000 per jaar.
- Omzetstijging door betere online verkoop en betere klantgerichte marketing: ~€75.000 extra omzet per jaar.
- €5.000 bespaard op softwarelicenties.
Terugverdientijd: 8-10 maanden
Conclusie en Impact op lange termijn
Dankzij deze digitalisering kan onze klant:
- Efficiënter opereren met minder manuele processen en fouten.
- Een naadloze klantervaring bieden over alle verkoopkanalen heen.
- Slimmere marketing inzetten op basis van verkoopdata en klantgedrag.
- Betere controle hebben over de cashflow en winstgevendheid.
Met deze oplossing is onze klant klaar om verder te groeien en zijn positie in de Vlaamse voedingsmarkt te versterken.