Achtergrond en Bedrijfsprofiel
Onze klant is een groothandel in auto-onderdelen die zowel garages als particulieren bedient. Het assortiment omvat een breed scala aan producten, waaronder remschijven, motorolie, accu’s en andere vervangingsonderdelen. Door de groeiende markt voor online auto-onderdelen en de toenemende vraag naar snelle leveringen, groeide het bedrijf snel. Echter, met deze groei kwamen ook operationele uitdagingen naar voren die de efficiëntie van de onderneming belemmerden.
Situatieschets en Pijnpunten
Bij onze eerste analyse ontdekten we verschillende knelpunten die de bedrijfsvoering negatief beïnvloedden:
Verouderd bestelsysteem:
- Klanten moesten bestellingen plaatsen via telefoon of e-mail, wat leidde tot lange responstijden en foutgevoelige processen.
- Orders werden handmatig ingevoerd, wat vaak leidde tot dubbele of incorrecte bestellingen.
- Klanten hadden geen inzicht in real-time voorraad, waardoor ze soms producten bestelden die niet beschikbaar waren.
Inefficiënte voorraadbeheer:
- Er was geen geautomatiseerd systeem om de voorraad in real-time bij te houden.
- Door een gebrek aan datagedreven voorspellingen werden populaire onderdelen regelmatig te laat bijbesteld, terwijl trage verkopers te lang in het magazijn bleven.
- Retours waren lastig te verwerken, wat leidde tot vertragingen en frustratie bij klanten.
Tijdrovende facturatie en betalingsopvolging:
- Facturen werden handmatig opgemaakt en verstuurd, wat leidde tot vertragingen en fouten.
- Klanten betaalden vaak pas na levering, wat zorgde voor cashflowproblemen.
- Er was geen automatische opvolging van openstaande betalingen, waardoor achterstallige facturen zich opstapelden.
Beperkt inzicht in klantgedrag en marketingdata:
- Er was geen systeem dat inzicht gaf in de aankoopgeschiedenis van klanten.
- Marketingcampagnes waren niet gericht, omdat er geen data beschikbaar was over populaire producten of klantsegmenten.
- Cross-selling en up-selling mogelijkheden werden niet benut door een gebrek aan geautomatiseerde aanbevelingen.
Oplossing door FlowBoosters
Om deze uitdagingen op te lossen, hebben we een allesomvattend digitaliseringsproject opgezet, specifiek afgestemd op de noden van onze klant:
Implementatie van een geavanceerd online boekingssysteem:
- Klanten kunnen via een webshop in real-time voorraad bekijken en direct bestellingen plaatsen.
- Orders worden automatisch verwerkt en geïntegreerd met het voorraadbeheer, waardoor foutmarges sterk verminderen.
- Een selfservice klantportaal geeft klanten inzicht in eerdere bestellingen, facturen en verzendstatussen.
Automatisering van voorraadbeheer en logistiek:
- Een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem zorgt ervoor dat bestsellers tijdig worden bijbesteld.
- Integratie met logistieke software optimaliseert de picking-routes in het magazijn, wat leidt tot snellere verwerkingstijden.
- Retours worden eenvoudig verwerkt via het klantportaal, waardoor dit proces aanzienlijk efficiënter verloopt.
Digitale facturatie en betalingsopvolging:
- Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan bestellingen.
- Online betaalopties zorgen ervoor dat klanten direct kunnen afrekenen, wat de cashflow verbetert.
- Automatische herinneringen en opvolging van openstaande betalingen verminderen het aantal achterstallige facturen met 75%.
Data gedreven beslissingen mogelijk maken:
- Een dashboard met verkoopstatistieken geeft inzicht in populaire producten en klantsegmenten.
- Gerichte marketingcampagnes kunnen worden opgezet op basis van koopgedrag, wat leidt tot een hogere conversie.
- Een aanbevelingssysteem stelt klanten gerelateerde producten voor, wat de gemiddelde bestelwaarde verhoogt.
ROI-analyse
Om de impact van deze digitalisering te meten, hebben we een ROI-analyse uitgevoerd:
Kostprijs: €20.000
- Software-implementatie.
- Training.
- Integratie.
Opbrengst:
- 40% tijdswinst op orderverwerking: Besparing van ~€15.000 per jaar aan operationele kosten.
- 25% meer omzet: Door verbeterde klantbeleving en selfservice mogelijkheden stijgt de omzet met ~€40.000 per jaar.
- Sterk verbeterde cashflow: Doordat betalingen direct bij bestelling worden afgerond en facturen automatisch worden opgevolgd.
Terugverdientijd: 6-7 maanden
Conclusie en Impact op lange termijn
Door deze oplossing kan onze klant:
- De operationele efficiëntie verhogen zonder extra personeelskosten.
- Betere inzichten krijgen in klantgedrag en markttrends.
- Groeien zonder administratieve lasten, wat de schaalbaarheid van het bedrijf vergroot.
- Sneller en accurater inspelen op klantbehoeften, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid.
Dankzij deze strategische digitalisering is onze klant nu optimaal gepositioneerd om verder te groeien en in te spelen op de veranderende markt voor auto-onderdelen.